La mayor tecnología disponible facilita este tipo de encuentros.
A pesar de lo virtual, no debe perder de vista las formalidades.
El uso de la videoconferencia está tomando cada vez más auge, tanto en el mundo de los negocios como en el ámbito más personal o familiar. La reducción en los costes de las comunicaciones y en los costes de los equipos ha potenciado este uso.
Así, las reuniones a larga distancia son cada vez más habituales, evitando desplazamientos largos y costosos, comprobando, con el paso del tiempo, que su eficacia es muy alta, y muy similar a las reuniones presenciales.
Las nuevas herramientas informáticas, tanto de hardware como de software, facilitan la interactuación de todos los participantes.
Sin embargo, no por ser una reunión virtual deben perderse ciertas formas y reglas que tener en cuenta en cualquier otro tipo de reunión presencial.
- Hay que elegir un sitio adecuado para que el participante pueda ser visto y escuchado de forma correcta. Hay que escoger un lugar bien iluminado y sin ruidos.
- Todos los participantes tienen que presentarse al principio de la reunión a todos los demás participantes.
- Es conveniente elegir un coordinador o moderador de la reunión que pueda ir estableciendo los turnos de intervención y dando paso a cada uno de los participantes.
- El vestuario debe ser el que utilice habitualmente en su trabajo, no hace falta más etiqueta, pero tampoco presentarse con la ropa de casa.
- Sería bueno comprobar antes de comenzar la reunión que todas las líneas están abiertas y que todos los equipos funcionan perfectamente.
- Si hay documentación de interés, debería ser enviada antes de comenzar la reunión para que todos los participantes la tuvieran en su poder.
- De igual manera, al terminar, las conclusiones y otra información de interés deberían ser enviadas a cada uno de los participantes en la reunión.
- Si debe ausentarse por algún motivo, no corte la comunicación de forma brusca, discúlpese como lo haría en cualquier otra reunión presencial.
- No permita, salvo que sea necesario, que se incorpore gente nueva a la reunión una vez que ha comenzado.
- Si necesita resolver algún asunto propio o contestar una llamada importante, avise del corte momentáneo de su comunicación, al menos del audio, para que los participantes no le estén escuchando su conversación.
- Procure no salirse del encuadre de su cámara, para que todos los participantes estén visibles durante toda la reunión.
- Al terminar, deben despedirse tal y como lo harían en cualquier otra reunión, dando las gracias por la participación.
Avance
Cada vez hay mayor tecnología disponible por parte de las pequeñas
y medianas empresas.
Adicionalmente, su costo es mucho menor al de convocar reuniones presenciales.
Este tipo de citas acorta las distancias y permite un mejor aprovechamiento de los acuerdos comerciales.
Fuente: Protocolo.org
